Khai báo số dư tài khoản

Khai báo số dư Nợ hoặc số dư Có của từng tài khoản kế toán tại ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng THL ASP. Số liệu này là đầu vào cho sổ kế toán và báo cáo của kỳ tiếp theo.

Phân hệ: Số dư ban đầuĐối tượng: Kế toán viênHỗ trợ đa tiền tệ

Phạm vi chức năng

Màn hình này dùng để nhập số dư theo tài khoản kế toán. Những tài khoản cần theo dõi chi tiết theo ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ sẽ được khai báo tại màn hình chuyên biệt tương ứng.

1. Chức năng dùng để làm gì?

Bạn có thể sử dụng màn hình Số dư tài khoản để:

Nhập số dư đầu kỳ

Khai báo Dư Nợ hoặc Dư Có cho từng tài khoản chi tiết.

Quản lý đa tiền tệ

Nhập nguyên tệ và giá trị quy đổi VND đối với ngoại tệ.

Nhập dữ liệu từ Excel

Ghép cột, kiểm tra dữ liệu và ghi nhận hàng loạt.

Tra cứu và xuất dữ liệu

Tìm theo số hoặc tên tài khoản và xuất danh sách hiện tại.

2. Truy cập màn hình

1. Đăng nhập và chọn doanh nghiệp

   Chọn đúng doanh nghiệp cần khai báo để dữ liệu được lưu vào đúng hồ sơ.

2. Mở phân hệ Số dư ban đầu

   Trên menu chính, chọn Số dư ban đầu.

3. Chọn Số dư tài khoản

   Chọn thẻ I. Số dư tài khoản để mở danh sách số dư đã khai báo.

Mở THL ASP

3. Làm quen với màn hình

Loại tiềnLọc theo Tổng hợp, VND, USD, EUR hoặc JPY.

Tìm kiếmTìm nhanh theo số tài khoản hoặc tên tài khoản.

Nhập số dưMở biểu mẫu nhập tay một hoặc nhiều dòng.

Nhập từ ExcelNhập hàng loạt và kiểm tra lỗi trước khi ghi dữ liệu.

Xuất khẩuTải danh sách số dư đang hiển thị về máy.

Khi chọn TH – Tổng hợp, hệ thống cộng số tiền quy đổi VND của tất cả loại tiền trên cùng tài khoản. Các tài khoản cha được tự động cộng dồn từ tài khoản con và không thể nhập số dư trực tiếp.

4. Nhập số dư bằng tay

1. Chọn Nhập số dư

   Nhấn nút Nhập số dư ở góc trên bên phải.

2. Chọn loại tiền

   Chọn VND hoặc loại ngoại tệ phù hợp. Không thể chọn “Tổng hợp” khi nhập dữ liệu.

3. Chọn tài khoản

   Chọn một tài khoản chi tiết trong danh sách. Tên tài khoản được hiển thị tự động.

4. Nhập Dư Nợ hoặc Dư Có

   Chỉ nhập một bên trên mỗi dòng. Khi một bên có giá trị, bên còn lại sẽ bị khóa.

5. Nhập số tiền quy đổi nếu dùng ngoại tệ

   Với USD, EUR hoặc JPY, nhập thêm Dư Nợ quy đổi hoặc Dư Có quy đổi bằng VND.

6. Lưu dữ liệu

   Chọn Thêm dòng nếu cần khai báo tiếp, sau đó nhấn Cất và Đóng.

Quy tắc nhập liệu

• Không nhập đồng thời Dư Nợ và Dư Có trên cùng một dòng.
• Giá trị nhập phải lớn hơn 0.
• Không nhập số dư trực tiếp cho tài khoản tổng hợp.
• Một tài khoản chỉ có một dòng số dư cho mỗi loại tiền tại cùng ngày áp dụng.

5. Nhập số dư từ Excel

Nhấn Nhập từ Excel, sau đó thực hiện lần lượt bốn bước:

1. Chọn tệp: tải lên tệp .xlsx hoặc .xls và xác định dòng tiêu đề.
2. Ghép dữ liệu: ghép các cột trong tệp với Số tài khoản, Loại tiền, Dư Nợ, Dư Có và số tiền quy đổi.
3. Kiểm tra dữ liệu: xem từng dòng hợp lệ hoặc không hợp lệ cùng nội dung lỗi.
4. Kết quả: ghi các dòng hợp lệ và tải tệp kết quả để đối chiếu.

Tối thiểu phải ghép cột Số tài khoản. Với ngoại tệ, cần có giá trị quy đổi VND tương ứng.

Tài khoản theo dõi chi tiết

File Excel tại màn hình này không nhận tài khoản có theo dõi chi tiết. Hãy nhập những tài khoản đó tại màn hình ngân hàng, công nợ, tồn kho, tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ tương ứng.

6. Sửa số dư

1. Chọn đúng Loại tiền thay vì chế độ Tổng hợp.
2. Tìm tài khoản cần sửa.
3. Chọn Sửa tại dòng tài khoản chi tiết.
4. Điều chỉnh số tiền và lưu lại.

Ở chế độ TH – Tổng hợp, số liệu có thể được cộng từ nhiều loại tiền nên hệ thống không cho sửa trực tiếp.

7. Xóa số dư

• Để xóa một tài khoản, sử dụng chức năng Xóa trên dòng tương ứng.
• Để xóa nhiều tài khoản, đánh dấu các dòng rồi chọn Xóa.
• Nếu đang lọc TH – Tổng hợp, thao tác xóa sẽ xóa số dư của tài khoản đã chọn trên tất cả loại tiền.

Hệ thống luôn yêu cầu xác nhận trước khi xóa.

8. Các lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Không được nhập số dư cho tài khoản tổng hợp	Đã chọn tài khoản cha	Chọn tài khoản chi tiết ở cấp thấp nhất
Chỉ nhập một bên Dư Nợ hoặc Dư Có	Cả hai bên cùng có giá trị hoặc cùng bằng 0	Giữ giá trị ở đúng một bên
Số tiền quy đổi VND phải lớn hơn 0	Nhập ngoại tệ nhưng thiếu tiền quy đổi	Nhập giá trị quy đổi ở cùng bên Nợ/Có
Số dư tài khoản đã tồn tại	Tài khoản và loại tiền đã được khai báo	Dùng chức năng Sửa thay vì thêm mới
Tài khoản có theo dõi chi tiết	Tài khoản thuộc ngân hàng, công nợ, kho hoặc tài sản	Khai báo tại màn hình chuyên biệt tương ứng

9. Lưu ý trước khi hoàn tất

• Kiểm tra tổng Dư Nợ và Dư Có theo số liệu bàn giao của doanh nghiệp.
• Đối chiếu số dư ngoại tệ với số tiền quy đổi VND.
• Chỉ dữ liệu trong giai đoạn thiết lập mới được sửa hoặc xóa tự do.
• Sau khi doanh nghiệp chuyển sang trạng thái phục vụ, số dư ban đầu có thể bị khóa để bảo vệ tính nhất quán của sổ sách.

Nếu cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ người phụ trách triển khai THL ASP của doanh nghiệp.